Ми всі через це проходили: хвилювання перед робочими поїздками – аеропорти, готелі, можливо, навіть вишукана вечеря. Але коли поїздка закінчується, веселощі не завжди закінчуються, чи не так? Вам все ще потрібно вимагати відшкодування витрат на проїзд. І, будьмо чесними, іноді ця частина може бути трохи… незручною.
Але не хвилюйся, ми тебе прикриємо.
Незалежно від того, чи працюєте ви у великій корпорації, малому бізнесі або маєте власну виставку, ми подбаємо про те, щоб ви отримали відшкодування без зайвого стресу. Ось як легко повернути ваші витрати на подорожі назад у вашу кишеню.
Крок 1: Знайте, з ким маєте справу
Не всі компанії однакові, і їхні процеси відшкодування можуть відрізнятися. Ось короткий огляд того, чого очікувати залежно від типу вашої компанії:
- Корпорації “С”: Це ваша вища ліга. Корпорації C зазвичай мають формалізовані процеси відшкодування витрат, тому, швидше за все, будуть чіткі форми та інструменти, яких слід дотримуватися.
- S-корпорації: Подібні до C Corps, але з меншою кількістю власників. Вони трохи гнучкіші, але все одно очікуйте певної структури в процесі відшкодування.
- ТОВ (Товариства з обмеженою відповідальністю): Тут трохи прохолодніше. Незалежно від того, чи є ви приватним підприємцем, чи частиною невеликої команди, процес, як правило, більш спокійний, але все одно корисно знати основи.
- Партнерства: Якщо ви співпрацюєте з партнером, спосіб відшкодування може відрізнятися залежно від партнерської угоди. Бажано уточнити у вашого партнера(ів), як це працює.
- Індивідуальні підприємці: Якщо ви працюєте самостійно, у вас, ймовірно, немає офіційної системи відшкодування витрат. Але зберігайте квитанції та відстежуйте свої витрати для цілей оподаткування!
Крок 2: Зробіть його простим
Це найважливіша частина. Коли прийде час просити про відшкодування, не ускладнюйте ситуацію. Говоріть просто і зрозуміло:
- Перелічіть свої витрати з чітким описом.
- Вказуйте дати та місця для кожної витрати.
- І, звісно, зберігайте ці чеки під рукою.
Вам не потрібно писати дисертацію про те, чому ви скористалися послугами Uber за 50 доларів або замовили обслуговування в номері, просто скажіть про це чітко і чесно. І все!
Крок 3: Ознайомтеся з процесом
Кожен бізнес має певну політику щодо відшкодування витрат. Деякі з них дуже суворі, інші – більш м’які. Головне – знати, що вимагається:
- Анкети: Деякі компанії вимагають від вас заповнення детальних форм – заповніть їх якомога швидше.
- Цифрові інструменти: Деякі компанії використовують такі інструменти, як програми для відстеження витрат або електронні таблиці. Дізнайтеся, що використовує ваша компанія, і дотримуйтесь їхнього методу.
- Терміни відшкодування: Не чекайте занадто довго, щоб подати заявку на відшкодування витрат. Чим швидше ви все подасте, тим швидше отримаєте відшкодування!
Крок 4: Будьте чесними, але не перебільшуйте
Ваші витрати повинні бути законними (очевидно), але це не означає, що ви не можете пояснити їх у легкій формі. Коли ви подаєте свої витрати, не соромтеся додавати в опис трохи жартів:
“Убер за 50 доларів був необхідний. Я міг би піти пішки, але йшла злива, і моя валіза хотіла промокнути так само сильно, як і я”.
Трохи гумору може зробити ваш запит менш жорстким. Просто переконайтеся, що ваші витрати є реальними, і ви готові до роботи.
Крок 5: Подавайте рано, а не пізно
Не чекайте місяцями, щоб подати заявку на відшкодування! Чим раніше ви подасте заявку, тим швидше вона буде розглянута. Крім того, це допоможе вам уникнути незручного моменту, коли ви навіть не зможете згадати, навіщо ви замовили той дорогий снек в аеропорту.
Чим швидше ви подасте заявку, тим швидше отримаєте відшкодування, і тим швидше зможете продовжити свій день (без затяжних думок “де мої гроші?”).
Крок 6: Не соромтеся цього
Пам’ятайте: ви це заслужили. Попросити про відшкодування – це лише частина угоди. Незалежно від того, чи працюєте ви у великій корпорації, чи у малому бізнесі, витрати на відрядження є частиною ведення бізнесу, і вимагати їх відшкодування – це цілком нормально.
Тож, не соромтеся. Вперед і запитуйте. Ваше відшкодування чекає на вас!
Потрібна допомога з фінансами вашого бізнесу?
Якщо вам потрібна додаткова допомога в управлінні бізнес-витратами, податками або бухгалтерією, ми допоможемо вам.
У Solution 8020 ми спеціалізуємося на тому, щоб полегшити управління вашими фінансами, щоб ви могли зосередитися на тому, що робите найкраще. Жодного стресу, жодних клопотів… лише фінансовий спокій.
Безпечних подорожей та відшкодування, як у професіоналів!
