Мы все были там: волнение от поездки по работе — аэропорты, отели и, возможно, даже шикарный ужин. Но когда поездка закончилась, веселье не всегда заканчивается, верно? Вам все еще нужно просить о возмещении расходов на поездку. И, будем честны, иногда эта часть может показаться немного… неловкой.
Но не волнуйтесь, мы Вас прикроем.
Работаете ли Вы в крупной корпорации, малом бизнесе или ведете собственное шоу, мы позаботимся о том, чтобы Вы получили компенсацию без лишнего стресса. Вот как легко вернуть командировочные расходы в карман.
Шаг 1: Узнайте, с кем Вы имеете дело
Не все компании одинаковы, и процессы возмещения расходов в них могут отличаться. Вот краткое описание того, чего следует ожидать в зависимости от типа Вашей компании:
- Корпорации C: Это Ваша высшая лига. Корпорации C, как правило, имеют формальные процессы, связанные с возмещением расходов, поэтому, скорее всего, будут существовать четкие формы или инструменты, которым нужно следовать.
- Корпорации S: Похожи на корпорации C, но с меньшим количеством владельцев. Они немного более гибкие, но все же ожидайте определенной структуры в процессе возмещения расходов.
- LLC (Limited Liability Companies): Этот вариант более спокойный. Независимо от того, являетесь ли Вы предпринимателем-одиночкой или частью небольшой команды, этот процесс, как правило, более расслабленный, но все равно полезно знать основы.
- Партнерства: Если Вы состоите в партнерстве, Ваш метод возмещения может отличаться в зависимости от партнерского соглашения. Лучше уточнить у партнера(ов), как это работает.
- Одиночные предприниматели: Если Вы работаете в одиночку, у Вас, скорее всего, нет официальной системы возмещения расходов. Но сохраняйте квитанции и отслеживайте свои расходы — это очень важно для целей налогообложения!
Шаг 2: Будьте проще
Это самая важная часть. Когда придет время просить о возмещении, не усложняйте ситуацию. Будьте проще:
- Перечислите свои расходы с четким описанием.
- Укажите даты и места для каждой траты.
- И, конечно же, держите под рукой чеки.
Вам не нужно писать диссертацию о том, почему Вы воспользовались Uber за 50 долларов или заказали обслуживание в номер, просто будьте понятны и честны. Вот и все!
Шаг 3: Знайте процесс
У каждого предприятия есть своя политика возмещения расходов. Некоторые из них очень строгие, другие — более мягкие. Главное — знать, что требуется:
- Формы: Некоторые компании требуют от Вас заполнения подробных форм — заполните их как можно скорее.
- Цифровые инструменты: Некоторые компании используют такие инструменты, как приложения для отслеживания расходов или электронные таблицы. Узнайте, что использует Ваша компания, и следуйте их методу.
- Сроки возмещения: Не ждите слишком долго, чтобы представить свои расходы. Чем быстрее Вы все подадите, тем быстрее получите возмещение!
Шаг 4: Будьте честны, но сохраняйте легкость
Ваши расходы должны быть законными (это очевидно), но это не значит, что Вы не можете объяснить их в легкой форме. Когда Вы представляете свои расходы, не стесняйтесь добавить немного веселья в их описание:
«Убер за 50 долларов был необходим. Я мог бы пойти пешком, но шел ливень, и мой чемодан был рад промокнуть не меньше меня».
Немного юмора поможет сделать Вашу просьбу менее жесткой. Просто убедитесь в том, что Ваши расходы реальны, и можно приступать.
Шаг 5: Подавайте документы раньше, а не позже
Не ждите месяцами, чтобы попросить о возмещении! Чем раньше Вы представите свои расходы, тем быстрее они будут обработаны. Кроме того, это поможет Вам избежать того неловкого момента, когда Вы даже не можете вспомнить, зачем заказали тот дорогой перекус в аэропорту.
Чем раньше Вы подадите заявку, тем быстрее получите возмещение и тем быстрее сможете продолжить свой день (без каких-либо затянувшихся мыслей «где мои деньги?»).
Шаг 6: Не чувствуйте себя странно из-за этого
Помните: Вы это заработали. Просить о возмещении расходов — это просто часть сделки. Независимо от того, работаете ли Вы в крупной корпорации или в малом бизнесе, командировочные расходы — это часть ведения бизнеса, и получать за них компенсацию — совершенно нормально.
Поэтому не сомневайтесь. Идите вперед и спросите. Ваше возмещение ждет Вас!
Нужна помощь с финансами Вашего бизнеса?
Если Вам нужна дополнительная помощь в управлении расходами, налогами или ведении бухгалтерского учета, мы поможем Вам.
В Solution 8020 мы специализируемся на том, чтобы упростить работу с Вашими финансами, чтобы Вы могли сосредоточиться на том, что у Вас получается лучше всего. Никакого стресса, никаких хлопот… просто прямое финансовое спокойствие.
Счастливого пути, и получайте компенсацию как профессионал!
